Как да настроите събитие за набиране на средства

Независимо дали искате да се включите в активизъм или трябва да съберете пари за близка кауза, събитието за набиране на средства е забавен и ефективен начин да го направите. Изберете причина и тип събитие, след което намерете някъде, където да се проведе събитието. Насрочете събитието и организирайте всички необходими доставки, услуги и персонал, така че да се погрижите за логистиката. Пазарувайте набирането на средства и продавайте билети, за да накарате хората наистина да дойдат. В деня на събитието се уверете, че сте се подготвили за набирането на средства много предварително, за да сте сигурни, че протича гладко. Скоро ще събирате пари за нещо важно за вас и ще помагате на другите!

Стъпки

Част един от 6: Избор на тип събитие

1. един Определете причината за вашето събитие за набиране на средства. Изберете кауза или проблем, който е важен за вас, ако искате да съберете пари за благотворителна кауза. Запишете причините, поради които искате да съберете пари, ако това е лична кауза, напримернабиране на пари за вашия спортен екип.
   • Например, можете да изберете да съберете пари за борба с рака,хуманитарна криза в Судан, или битката срещу горски пожари в Австралия. Изберете само по един важен въпрос за събиране на средства, за да избегнете претоварване.
   • Ако не сте сигурни за какво искате да съберете пари, но знаете, че искате да се включите в набирането на средства, опитайте да говорите с организации от вашата общност. Приютите за бездомни, ветеранските организации, училищата и библиотеките често се нуждаят от финансиране и вие ще окажете истинско въздействие точно там, в собствената си общност.
2. 2 Поставете целта си за набиране на средства. Определете количеството пари, което искате да заредите, което е количеството пари, което ви остава, след като извадите разходите, като изчислите колко имате нужда или искате да съберете за каузата. Ако имате този номер, за да работите, ще ви помогне да планирате останалата част от събитието.
   • Например, ако събирате пари за борба с горски пожари в Австралия, можете да зададете нетна цел от 10 000 долара, за да дарите на благотворителни организации, които помагат за това. Това означава, че искате да съберете $ 10 000 за каузата плюс достатъчно, за да покриете разходите за събитието за набиране на средства.
   • Ако събирате пари за нещо като спортен екип, можете да изчислите колко пари са ви необходими за неща като ново оборудване или пътни разходи, които да ви помогнат да си поставите целта. Ако имате нужда от $ 1000 за нови фланелки и $ 4000 за пътуване до турнир, ще си поставите нетна цел от $ 5000.
   • Най-добре е да бъдете напълно прозрачни с вашите донори и поддръжници за това къде ще отидат парите, които събирате.
3. 3 Изберете целева аудитория въз основа на това, кой мислите, че се интересува от вашата кауза. Помислете за целта на вашето събитие за набиране на средства и решете дали то ще бъде насочено към обща аудитория или ще е насочено към по-конкретна аудитория, като приятели и семейство на членовете на вашия спортен екип, бизнесмени или родители. Това ще ви помогне да изберете вида на събитието и да определите кой и колко хора да поканите.
   • Например, голяма благотворителна кауза, като набирането на пари за деца в Судан, може да има голяма, по-обща целева аудитория, защото това е по-скоро световен проблем, отколкото местен.
   • Ако събирате пари за по-лична кауза, като ветеринарни сметки за домашни любимци, би било по-логично да ограничите аудиторията до семейство, приятели и близки членове на непосредствената общност, за които каузата е по-подходяща.
4. 4 Създайте бюджет. Направете списък на всички неща, за които знаете, че ще ви трябват пари за събитието. Включете неща като персонал, място за събития, храна и напитки, покани, гост-лектори или артисти и всякакви други артикули или услуги, които ще струват пари.
   • Ако все още не знаете точната цена на всичко, за което ще трябва да платите, това е добре. Можете да направите електронна таблица с всички изброени разходи, след което да я попълните с прогнозните разходи за всеки елемент, докато продължавате да планирате.
   • Може да успеете да получите услуги, предмети и дори място за събития, дарени от местни фирми или организации. Обяснете им, че сте домакин на събитие за набиране на средства за вашата благотворителност и че те могат да помогнат на достойна кауза и да получат експозиция за бизнеса си, като дарят за вашето събитие.
5. 5 Изберете какъв тип събитие да проведете въз основа на вашата аудитория и бюджет. Изберете да проведете нещо традиционно като автомивка, мълчалив търг иливечеряако не се чувствате твърде креативни. Опитайте нещо различно като състезание, водна битка или турнир за dodgeball, ако искате да направите нещо по-уникално и забавно.
   • Например, ако провеждате набиране на средства, за да се възползвате от бандата на вашето училище, можете да организирате разпродажба или карнавал в училище.
   • Уверете се, че събитието е изживяване, в което е забавно да участвате. Може да имате гост-лектори, група, дейности след вечеря или нещо друго, което можете да измислите, което да забавлява и ангажира гостите. Бъдете креативни!
   • Когато обмисляте идеи за събитието, можете да избирате между базирани на услуги събития, като автомивки, и събития, базирани на състезания, като спортни турнири.

   Бакшиш : Не забравяйте да вземете предвид целта на набирането на средства, вашия бюджет и целевата аудитория, когато избирате какъв тип събитие да бъде домакин. Например, не бихте искали да водите водна битка, ако вашата целева аудитория са възрастни хора.

6. 6 Намерете място за провеждане на събитието. Потърсете големи закрити пространства за събития като училища, винарни, ресторанти или конферентни центрове, ако вашето събитие ще се проведе вътре. Търсете открити пространства като паркове или спортни игрища, ако сте домакин на събитие на открито.
   • Можете да опитате да разберете къде са се провеждали други подобни събития и да попитате за наличието на тези места.
   Реклама

Част 2 от 6: Планиране на набирането на средства

1. един Планирайте дата и час. Уверете се, че мястото, в което искате да хвърлите набирането на средства, е налично в деня и часа, които искате, и го запазете. Оставете достатъчно време между сега и датата на събитието за поканените да отговорят, ако е приложимо.
   • Не планирайте събитието си в същите дни като големи празници или други големи събития, за да избегнете конфликти и да увеличите максимално броя на присъстващите.
2. 2 Разгледайте съоръженията на избраното място, за да планирате настройката на събитието. Уверете се, че има достатъчно място и разберете какви консумативи са на разположение, ако има такива. Направете карта на пространството и нарисувайте къде ще отидат различни неща в деня на събитието.
   • Например, ако хоствате набиране на средства в място за събития като конферентен център, те вероятно разполагат с неща като микрофони, звукови системи и друга електроника, които могат да бъдат взети под наем или наем.
   • Ако сте домакин на набиране на средства на открито, не забравяйте да планирате къде ще бъдат неща като паркинги и концесионни кабини.
3. 3 Уведомете съответните органи и попълнете всички необходими документи. Проучете онлайн или говорете с други хора, които са хоствали набиране на средства във вашия район, за да разберете какви разрешителни са необходими. Попълнете всички необходими документи и заплатете всички такси, за да сте сигурни, че вашето събитие е законно и да избегнете глоби или други проблеми.
   • Например, ако държите томбола, може да се наложи да говорите с игралния орган. Ако продавате храна, може да се наложи да се консултирате със здравния отдел.
   Реклама

Част 3 от 6: Организиране на събитието

1. един Закупете всички необходими консумативи. Обърнете се към вашия списък с елементи, които сте направили за вашия бюджет. Закупете възможно най-много консумативи преди време и се уверете, че знаете откъде да вземете нещо друго, което трябва да закупите, точно преди събитието.
   • Например за безшумен търг ще ви трябват неща като маси, клипбордове, хартия, химикалки и дарени стоки и услуги, за да се продават на търг.
   • Ако се храните на вашето събитие, ще ви трябват неща като храна, напитки, чаши, чинии и прибори за хранене.

   Бакшиш : Можете да наемете по-големи предмети, които ще използвате само веднъж, като маси и столове, от компания за отдаване под наем на събития.

   
   
   
2. 2 Резервирайте всички услуги, от които се нуждаете за събитието. Наемете всеки персонал, от който се нуждаете, като персонал за охрана или чакащ. Планирайте сервиз за храна, забавления и всичко друго, от което се нуждаете за набирането на средства.
   • Например, ако искате да имате забавление на живо на събитието, резервирайте група предварително. Ако искате да контролирате строго влизането, наемете охранител, който да присъства на входната врата. Ако сервирате храна, резервирайте екип от доставчици, които да доставят храната и да обслужват гостите.
3. 3 Съберете екип от доброволци, които да работят за събитието. Говорете с приятели, семейство, хора, които познавате, които подкрепят каузата ви, и ги попитайте дали са готови да помогнат с набирането на средства. Съберете достатъчно доброволци, които да ви помогнат с дейности преди събитието, както и да помогнат за провеждането на самото събитие.
   • Броят на доброволците, от които се нуждаете, зависи от това колко голямо е събитието. Можете да съставите списък на всички различни роли и отговорности, за които искате помощ, за да решите колко доброволци имате нужда.
4. 4 Делегирайте ръководни задачи и други отговорности на вашия екип от събития. След като сглобите екип, възложете задачи на членовете на екипа си и се уверете, че всеки разбира тяхната конкретна работа или задача. Насърчавайте членовете на екипа да задават въпроси, ако не са наясно относно тяхната задача или отговорности.
   • Например, ако провеждате мълчалив търг, може да са ви необходими 1-2 души, които да ви помогнат с маркетинга и продажбите на билети преди събитието. След това може да ви е необходим 1 човек, който да получава дарения и да борави с пари в деня на събитието, 1 човек, който да насочва гостите на паркинга и 1 човек, който да въведе гостите на местата им.
   Реклама

Част 4 от 6: Маркетинг на набирането на средства

1. един Популяризирайте събитието за набиране на средства онлайн. Използвайте социални медии, имейл и евентуално уебсайт, за да пуснете на пазара събитието. Създайте страници за събитието във Facebook и Instagram, за да го рекламирате.
   • Ако правите само еднократно набиране на средства, може да няма смисъл да се насочите към усилията за създаване на уебсайт за събитието. Ако обаче се видите да хвърляте повече, струва си да отделите време и усилия за създаването на поне основен уебсайт, който можете да използвате като целева страница с информация за събитието.

   Бакшиш : Помолете приятели, семейство и поддръжници на вашата кауза да популяризират събитието чрез техните канали в социалните медии. Можете също така да опитате да попитате местния бизнес дали биха искали да популяризират вашето събитие чрез своите социални медии.

2. 2 Изпращайте имейли до всичките си контакти. Създайте няколко имейла, включително първоначално съобщение и 2-3 последващи имейла, рекламиращи събитието, които включват връзки към всички канали в социалните медии на събитието и информация за това как да закупите билети, да дарите и присъствате. Изпращайте тези имейли до всички ваши лични контакти.
   • Можете също така да помолите вашите приятели, семейство и поддръжници да препратят или изпратят всеки имейл до техните списъци с контакти, както и да разпространят думата до повече хора.
3. 3 Използвайте традиционни медии, за да рекламирате набирането на средства. Вземете място за реклама в местен вестник, ако можете да си го позволите, или се свържете с редакцията, за да се опитате да получите новини за събитието. Обърнете се към местните радио и телевизионни станции, за да видите дали те ще предоставят вашето събитие за новини.
   • Бихте могли да помислите за други форми на традиционни медии, като плакати и флаери, но имайте предвид, че тези методи не са много екологични. Използвайте ги само ако прецените, че е крайно необходимо да разкажете думата.
4. 4 Предварителна продажба на билети за събитието. Използвайте безплатен уебсайт, като EventBrite, за да продавате билети онлайн. Попитайте местните фирми дали желаят да бъдат точки за продажба на физически билети и да рекламирате къде са налични билетите, докато пускате на пазара събитието.
   • Можете да предложите отстъпка за „ранни птици“, за да насърчите хората да купуват по-рано.
   • Можете също така да предложите групова отстъпка, за да насърчите хората да казват на приятелите си и да резервират в по-големи групи.
   • Помислете за VIP събитие за ранен достъп. Например, ако сте домакин на мълчалив търг, можете да таксувате допълнително за VIP билети, които позволяват на притежателите да влязат в търга по-рано и да обхванат стоките. Или, ако сте домакин на благотворителен концерт, можете да се срещнете преди концерта и да поздравите за ВИП персони.
   Реклама

Част 5 от 6: Подготовка на финанси

1. един Отворете a банкова сметка ако се изисква във вашия район. Например в много щати на САЩ трябва да откриете банкова сметка за вашата благотворителна организация, ако искате да получавате дарения от обществеността. Направете проучване онлайн, за да разберете дали това е необходимо там, където живеете.
   • Поставете име в акаунта, за да сте сигурни, че е ясно за данъчни цели. Например, ако събирате средства за дете на име Сюзън Бейкър, което се лекува от рак, дайте на акаунта нещо като „Дарителски фонд на Сюзън Бейкър“.
2. 2 Вземете заключваща кутия и променете, ако планирате да получавате пари в брой и да правите дарения. Съхранявайте получените пари и чекове в кутията за заключване. Запазете промяна и в кутията за заключване или накарайте лицето, отговарящо за даренията, да запази промяната си във фанатичен пакет или чанта за пари.
   • Ако ще получавате дарения чрез чек, отпечатайте или напишете голям, ясен знак, даващ на дарителите да знаят на кого се плащат чековете, които можете да поставите някъде видими по време на събитието.
3. 3 Придобийте подходящото оборудване, ако искате да получавате плащания с кредитни карти. Вземете машина за кредитна карта или мобилно устройство за плащане, като Square, което работи с мобилни телефони, ако искате да получавате плащания с карта.
   • Имайте предвид, че Square има прикачени такси и компаниите с кредитни карти приемат процент от всяка продажба като плащане.
   • Можете също така да настроите акаунт в PayPal, за да ви помогне да вземате дарения.
   Реклама

Част 6 от 6: Настройка и стартиране на събитието

1. един Започнете да настройвате ден преди или много рано в деня на събитието. Винаги има проблеми в последната минута, които причиняват закъснения, така че не забравяйте да започнете да се подготвяте доста преди началото на събитието. Попитайте дали можете да настроите деня или нощта преди събитието, ако го хоствате в закрито пространство, или да стигнете до него първо сутринта, за да започнете да настройвате в деня на събитието, за да сте сигурни, че всичко върви гладко.
   • Опитайте се да накарате екип от доброволци да помогнат за създаването, като помолите приятели, семейства и големи поддръжници на вашата кауза, ако желаят да дойдат да ви помогнат да създадете.
2. 2 Направете тренировка на събитието с персонала на събитието след настройка. Уверете се, че всички знаят къде трябва да бъдат по време на събитието и какви са техните отговорности. Това ще гарантира, че събитието протича гладко и няма объркване сред помощниците.
   • Например, ако на събитието има паркинг, накарайте някой от вашите помощници да упражнява насочване на въображаем трафик. Ако някой ще настани гости, накарайте ги да репетират как ще направят това.
3. 3 Осигурете ясни инструкции за гостите. Уверете се, че присъстващите знаят точно къде да отидат и каква е функцията на всяко пространство. Създайте знаци или материали с подробности за събитието, като времева линия и карта.
   • Например, ако провеждате мълчалив търг, направете големи знаци, указващи къде могат да се вземат оферти, къде хората отиват да плащат и всяка друга необходима информация.

   Бакшиш : Ако трябва да предоставите устни инструкции по време на събитието, не забравяйте да настроите звукова система и микрофон и да ги тествате, преди да пристигнат гостите.

4. 4 Поставете някой, който да отговаря за получаването и обработката на дарения. Създайте маса за дарения и назначете доброволец, който да управлява масата по всяко време, за да събира дарения и да борави с парите. Осигурете им заключваща кутия за пари и чекове, както и оборудването, необходимо за приемане на други форми на плащане, като машина за кредитни карти или квадратна система.
   • Уверете се, че имате някой, който гледа масата на парите и даренията по всяко време. Ако главният отговорник трябва да стане и да отиде до тоалетната или нещо подобно, уверете се, че някой временно ги замества.
5. 5 Ангажирайте се с гости по време на събитието. Бъдете позитивни и енергични. Попитайте гостите дали си прекарват добре и дали имат някаква обратна връзка. Кажете им колко сте благодарни за присъствието и щедростта.
   • Помислете за начини да привлечете гостите и онлайн. Например, можете да създадете хаштаг за събитието и да помолите гостите да споделят своя опит чрез социалните медии с хаштага. Можете също така да създадете филтър за събития в Instagram и да накарате гостите да качват снимки с помощта на филтъра, докато присъстват.
6. 6 Изпратете благодарности на поддръжници и гости след приключване на събитието. Публикувайте общи послания на благодарност към поддръжници, дарители, доброволци и гости в социалните медии веднага щом събитието приключи. Изпращайте персонализирани благодарности по имейл на всеки, който разполага с информацията за контакт, за 1-2 дни след събитието.
   • Не забравяйте да включите информация за това колко пари сте успели да съберете и напомнете на всички за какво ще отидат парите.
   • Предоставете всякаква подходяща информация за това как хората могат да продължат да подкрепят каузата. Например връзки към благотворителни организации, които получават текущи дарения за нещо като глад по света.
   Реклама

Въпроси и отговори на общността

• Въпрос Как да популяризирам набирането на средства?Роб Ву
  Експертът по цифрово набиране на средства и краудфъндинг Роб Ву е главен изпълнителен директор на CauseVox, дигитална платформа за набиране на средства, предназначена за организации с нестопанска цел. CauseVox работи, за да помогне на доброжелателите да съберат повече пари с по-малко усилия. Роб е събрал над 200 000 долара за собствени проекти с нестопанска цел за краудфандинг, а работата му е призната от CNN, Christian Science Monitor и Wall Street Journal.Роб ВуЕкспертен отговор на експерта по набиране на средства и набиране на средства за дигитално финансиране Изпращайте имейли на хора, които познавате и потенциални дарители, които обясняват какво се опитвате да постигнете.
• Въпрос: Можете ли да сте твърде млади, за да бъдете домакин на набиране на средства? Аз съм под 13 години. Може да се нуждаете от помощ за възрастни, но никога не сте твърде млади, за да направите набиране на средства. Дъщеря ми го направи, когато беше на 8 години.
• Въпрос Какво да напиша на листовките? Трябва да пишете само привличащи вниманието ключови моменти, като името на събитията и какво ще се предлага (Игри! Томболи! Храна!) И др. Уверете се, че сте включили името на кого е събитието и името на кой го изпълнява. Възможно е да се включат и спонсори.
• Въпрос Къде мога да проведа събитие за набиране на средства? Някои опции са местен фитнес, парк, църква или читалище.
• Въпрос Дали продажбата на храна е добра идея за събиране на средства? Да, и много организации са събрали необходимите средства чрез неща като продажби на печене.
• Въпрос Как мога да намеря някой, който е добър организатор за набиране на средства, който да планира такъв за мен? Интернет обикновено е добро място за начало. Не забравяйте да разгледате и се уверете, че всеки, когото гледате, има утвърден запис като добър плановик. Чувствайте се свободни да пуснете бързо търсене в Google за всичко, което намерите. Потърсете неща като препоръки на клиенти и отзиви, ако можете. Не забравяйте, че малките, по-малко известни момчета понякога са също толкова добри, така че можете да опитате да рискувате.
• Въпрос Мога ли да проведа събитие за набиране на средства навън? Външните събития са чудесна идея, стига времето да е добро и вие сте собственик на имота. Ако е върху имот, който не притежавате, ще ви е необходимо разрешение от собственика на земята, преди да можете да продължите.
• Въпрос Имам ли нужда от някакви законови документи, за да организирам събитие за набиране на средства? Зависи от конкретните събития, които ще се случат при набирането на средства. Например, ако държите томбола или продавате билети 50/50, трябва да се консултирате с местните игрални органи. Освен това, ако сервирате или продавате алкохол, трябва да потърсите лиценз за алкохол.
• Въпрос Какви трябва да бъдат декорациите за томбола? Можете да поставите табели, плакати и други форми на реклама на щанда, от който продавате томболите. Използвайте много цветове и, ако е възможно, покажете наградите.
• Въпрос: Мога ли да наема танцьори, музиканти и артисти за моя проект за набиране на средства? Да. Трябва да се уверите, че изпълнителите са подходящи за вашето събитие и да се уверите, че имате тяхното плащане и всички необходими материали, консумативи или оборудване. Може дори да успеете да намерите някои художници, готови да дарят времето си за вашата кауза.