Как да създадете безупречна система за архивиране на вашия компютър

Тази wikiHow ви учи как да организирате файловете на компютъра си, като създадете система за картотекиране от папки.

Стъпки

Част един от 3: Настройвам

1. един Разберете терминологията на вашата картотека. Има три основни термина, с които трябва да сте запознати, преди да създадете вашата картотека:
   • Файл - Отделен елемент, например снимка или документ.
   • Папка - Контейнер за съхранение, използван за съхранение на файлове или други папки.
   • Подпапка - Папка вътре в папка.
2. 2 Определете кои файлове трябва да организирате. Компютърът ви вече има вграден файлов мениджър (File Explorer на Windows, Finder на Mac), който организира вашите файлове в различни папки, така че вашата файлова система трябва да бъде за неща като често използвани файлове, елементи, които искате да държите отделно от останалите файлове на вашия компютър и временни ресурси на проекта.
   • Опитът да преместите цялото съдържание на папката по подразбиране на компютъра във вашата система за картотекиране може да доведе до спиране на работата на вашия компютър (или конкретни програми).
3. 3 Изберете място за вашата картотека. Най-лесното място за създаване на система за картотекиране е Desktop, тъй като поставянето на вашата система за картотекиране ще улесни достъпа до вашите файлове, отколкото ако я поставите в друга папка на вашия компютър.
   • Ако предпочитате да поставите вашата система за картотекиране в предварително инсталирана папка (например папката Documents), имайте предвид, че ще трябва да навигирате до нея, за да отворите системата за картотекиране всеки път, когато искате да я използвате.
4. 4 Не използвайте вашата файлова система за програми. В Windows много програми ви дават възможност къде да ги инсталирате. Освен ако не инсталирате преносима програма (например програма, която може да работи от всяко място на вашия компютър или флаш устройство), винаги използвайте пътя на инсталацията по подразбиране на програмата по време на настройката.
   • Неизползването на правилния път на инсталация може да доведе до програмни грешки по линията.
   • Компютрите Mac не ви дават възможност да определите различен път на инсталация.
   Реклама

Част 2 от 3: Създаване на файлова система

1. един Разберете как да създавате папки на вашия компютър. Можете да създадете нова, празна папка и да я наименувате както искате на компютрите с Windows и Mac:
   • Windows - Щракнете с десния бутон върху празно място, изберете Ново , щракнете Папка , въведете името на вашата папка и натиснете ↵ Въведете .
   • Mac - Отидете до място, в което искате да създадете папка, щракнете Файл , щракнете Нова папка , въведете името на вашата папка и натиснете ↵ Въведете .
2. 2 Не забравяйте да използвате интуитивни етикети за вашите папки. Вместо да съкращавате имената на папките си или да използвате жаргон, уверете се, че сте въвели кратко, описателно име за всяка папка.
   • Например папката ви с документи трябва да е с етикет „Документи“ или нещо подобно, а не „Документи“.
   • Добро правило е да маркирате папките си така, сякаш създавате система за картотекиране, за да може друг човек да може да се придвижва без помощ.
3. 3 Отидете в папката, в която искате да създадете вашата файлова система. Ако създавате вашата файлова система на работния плот, уверете се, че сте там, преди да продължите.
   • Потребителите на Windows не могат да създадат файловата система в приложението Този компютър (или Моят компютър).
4. 4 Създайте основна папка. Това е папката, в която ще отидат папките на вашата файлова система, така че я наречете нещо като „Файлове“ или „Моята система за архивиране“.
5. 5 Отворете основната папка. Щракнете двукратно върху основната папка, за да го направите.
6. 6 Създайте папка „Временно“. Това е папката, в която ще съхранявате файлове, които не е задължително да се запазват за повече от няколко дни (например файлове за проект, по който работите).
   • Папката „Временна“ винаги трябва да е директно вътре в основната папка за лесен достъп.
7. 7 Създайте папка за всяка категория документ, който искате да организирате. Помислете за папките с категории като за „чекмеджетата“ на картотеката. Тази стъпка ще варира в зависимост от вашите нужди, но необходимите ви имена на папки могат да включват някои или всички от следните:
   • Документи
   • Музика
   • Снимки
   • Видеоклипове
   • Работа
8. 8 Създайте подпапки за папките на вашата категория. Отворете папка с категории, след което създайте папка вътре в нея, която да служи като папка с подкатегория. Това допълнително ще отдели вашите файлове.
   • Например, ако вашата папка с категория е означена като „Документи“, може да имате три подпапки, озаглавени „Документи на Word“, „PDF файлове“ и „Електронни таблици“.
   • Можете да повторите този процес и с подпапки: отворете подпапка, след което създайте папка вътре в нея.
   • Представете подпапките като пликове за картотекиране, използвани в чекмеджето на картотеката (където папката с категории е чекмеджето).
9. 9 Преместете файлове във вашата файлова система. Сега, когато имате рамката за вашите файлове, ще трябва да започнете да премествате неща като документи, снимки, музика, видеоклипове и така нататък в подходящите папки в системата за картотекиране. Най-лесният начин да направите това е като щракнете и плъзнете файловете в необходимите папки.
   • На компютър с Windows можете да изберете файловете, които искате да преместите, натиснете Ctrl + X за да копирате и изтриете файловете, след което отидете до местоположението на папката и натиснете Ctrl + V за поставяне във файловете.
10. 10 Създайте скрити папки ако е необходимо. Ако имате файлове, които искате да запазите частни, можете да ги скриете в скрита папка и след това да изключите гледането на скрити папки на вашия компютър. Това ще попречи на случайния шпионин да попадне на вашата чувствителна информация.
    • Имайте предвид, че някои програми за индексиране пак ще показват папката, ако е скрита.
    Реклама

Част 3 от 3: Поддържане на вашата система за подаване

1. един Архивирайте редовно архивната си система. Това е много важно, тъй като това ще гарантира, че вашите файлове винаги могат да бъдат извличани, и ще поддържа компютъра ви организиран. Най-лесният начин за архивиране на вашата система за архивиране е да я копирате, като я изберете и натиснете Ctrl + C (Windows) или ⌘ Command + C (Mac), отворете външен твърд диск или флаш устройство и поставете там картотечната система, като натиснете Ctrl + V (Windows) или ⌘ Command + V (Mac). След това можете да преименувате папката на файловата система на датата на архивиране.
   • Можете също да качите вашата система за картотекиране в услуга за съхранение в облак като Google Drive, iCloud Drive, OneDrive или DropBox.
   • Уверете се, че съхранявате архивни копия на системата за архивиране поне една година. Това ще гарантира, че дори ако компютърът ви е компрометиран или изтриете файл, който смятате, че не ви е необходим, ще имате достъп до архива, за да възстановите най-новата версия.
2. 2 Установете правила за себе си. Вашата картотечна система само ще ви държи така организирани; ако искате да се възползвате изцяло от организационния капацитет на вашата система, ще трябва да следвате собствените си правила за използването му. Някои добри правила за спазване включват следното:
   • Никога не съхранявайте свободни файлове в папка, която също съдържа подпапки.
   • Изпразвайте папката „Временно“ поне веднъж седмично.
   • Избягвайте да изтривате документи, разписки или други потенциално полезни елементи, дори ако смятате, че тяхната полезност е нараснала.
   • Не се закачайте за изтекли или безполезни файлове.
   • Архивирайте системата за картотекиране веднъж седмично.
3. 3 Изтрийте ненужните файлове на вашата картотека. С течение на времето някои от съдържанието на вашата система за архивиране неизменно ще остареят, излишни или по друг начин ненужни за съхранение. Въпреки че може да ви се струва, че трябва да държите тези файлове „за всеки случай“, по-добре е да ги изтриете и да освободите бъркотията, отколкото да ги задържите.
   • Ако редовно архивирате вашата система за архивиране на твърд диск или услуга за съхранение в облак, направете това, след като архивирате системата за картотекиране.
   • Премахването на ненужните файлове на вашата система за картотекиране, като същевременно ги запазвате в резервно копие, ще гарантира, че все още имате достъп до тях, ако възникне необходимост, като същевременно поддържате системата за картотекиране на вашия компютър.
4. 4 Не забравяйте да записвате нови файлове директно във вашата картотека. Когато създавате документи или изтегляте файлове, обикновено имате възможност да изберете мястото, на което да ги запазите; докато повечето програми ще използват папка по подразбиране някъде на вашия компютър, ако не изберете конкретно местоположение, можете да изберете да запазите елементите във вашата файлова система, като щракнете върху Запази като или Преглед и след това отидете в папката на системата за картотекиране, която искате да използвате.
   • Обикновено ще използвате Запази като опция при запазване на документ от програма (например документ на Microsoft Word), докато файловете, изтеглени от вашия уеб браузър, обикновено изискват да изберете папка или да щракнете върху Преглед ... .
5. 5 Преименувайте файловете, за да намалите визуалната бъркотия. По подразбиране повечето изтеглени файлове ще имат собствени имена. Можете да преименувате тези файлове, за да използвате вашата собствена формулировка, за да изчистите визуалното представяне на вашата картотека:
   • Windows - Щракнете с десния бутон върху файл, щракнете Преименувайте в падащото меню въведете каквото искате да наименувате файла и натиснете ↵ Въведете .
   • Mac - Щракнете веднъж върху файла, натиснете ⏎ Връщане клавиш, въведете каквото искате да наименувате файла и натиснете ⏎ Връщане .
6. 6 Създайте си навик да използвате и поддържате вашата картотека. Както всичко друго, използването на вашата картотека до степента на нейните възможности ще изисква практика и последователност. Ако си спомняте да използвате системата си за картотекиране всеки ден, свикнете да намирате и използвате файловете си в нея и постоянно почиствате системата си за картотекиране, когато приключите с нея, компютърът ви ще бъде добре организиран за нула време. Реклама

Въпроси и отговори на общността

Търсене Добавете нов въпрос

• Въпрос: Каква е разликата между подпапка и файл? Подпапката е папка в друга папка, използвана за организиране и съхраняване на файлове. Файлът е елемент в папката.
• Въпрос Как да добавя нов файл в папка? След като създадете папката, можете или а) да преместите съществуващи файлове от други места в новата си папка, или б) да запазите всички нови файлове директно в новата папка по време на процеса на запазване.
• Въпрос Кой е най-добрият начин за подаване на имейли за картотека? Много имейл сървъри използват система за картотекиране, подобна на тази на компютър. Когато искам да сортирам имейлите си в папки, обмислям какви категории имейли обикновено получавам. Някои, които идват на ум, са маркетинг, бюлетини, разговори, електронни разписки и важни записи. Създайте папка за всяка от категориите, от които се нуждаете, и преместете имейлите в папките. Много имейл системи също ви позволяват да „маркирате като прочетени“, което може да искате да направите, докато отивате за имейли, които не винаги трябва да отваряте, за да знаете в каква категория влизат.

Въпроси без отговор

• Каква е ефективната система за картотекиране, ако мога да съхранявам големи документи? Отговор

Задайте въпрос Остават 200 знака Включете вашия имейл адрес, за да получите съобщение, когато отговорите на този въпрос. Изпращане
Реклама

Подкрепете образователната мисия на wikiHow

Всеки ден в wikiHow работим усилено, за да ви дадем достъп до инструкции и информация, които ще ви помогнат да живеете по-добър живот, независимо дали това ще ви гарантира по-безопасно, по-здравословно или подобрява вашето благосъстояние. На фона на настоящите кризи в общественото здраве и икономиката, когато светът се променя драстично и всички ние се учим и адаптираме към промените в ежедневието, хората се нуждаят от wikiHow повече от всякога. Вашата поддръжка помага на wikiHow да създавате по-задълбочени илюстрирани статии и видеоклипове и да споделяте нашата доверена марка учебно съдържание с милиони хора по целия свят. Моля, помислете дали да направите принос към wikiHow днес.